طبيعة ومراحل اتخاذ القرارات الإدارية

طبيعة ومراحل اتخاذ القرارات الإدارية

مقدمة

تحتاج الإدارة الى البيانات و المعلومات المحاسبية لأداء وظيفتها بكفاءة وفعالية ، فمدير الإنتاج يود أن يتحقق من كفاءة استخدام المواد و لعمالة في انتاج المنتجات المستهدفة ، و مدير التسويق يرغب في معرفة الى أي مدى أمكن تحقيق برنامج المبيعات المستهدفة . وهل كانت تكاليف التسويق أكثر أو أقل من اللازم . وهل من الواجب اسقاط خط انتاجي معين من خطة الإنتاج. و ما هي تكاليف زيادة الطاقة الإنتاجية . وغير ذلك، كما أن المدير المالي يحتاج الى معلومات عن التنظيم ككل ، لكي يمكنه اعداد و تقديم تقرير عن ربحية المنشأة و مركزها المالي الى المستثمرين و الموردين و منظمات العمال . الخ. ولاشك أن النظام المحاسبي يعد المصدر الأساسي للحصول على هذه المعلومات و غيرها، التي يمكن اشتقاقها من البيانات العديدة التي يسجلها المحاسب يومياً ، و بخاصة بيانات تكاليف الأنشطة المختلفة ، التي تمثل - ولاشك - أساسا هاماً لاتخاذ أي قرارا اداري ناجح .

التفرقة بين المحاسبة المالية  المحاسبة الإدارية 

The Distinction Between Financial and Managerial Accounting

من المعلوم أن كل التنظيمات - أيا كانت - تحتاج الى المعلومات و البيانات لإدارة وتوجيه الاعمال اليومية وتخطيطها وتقييم الأداء الماضي، وتهتم المحاسبة المالية بإتاحة المعلومات المحاسبية الى الأطراف الخارجية. كالمستثمرين و الهيئات الحكومية و التنظيمات العمالية و المصارف. وغير ذلك. في حين تهتم المحاسبة الإدارية - بشكل أساسي - بتوفير المعلومات و البيانات لإدارة المنشأة، لتعينها على أداء وظائفها الإدارية من تخطيط وتنسيق وتوجيه ورقابة.

طبيعة ومراحل اتخاذ القرارات 

The Decision Making Process

عادة ما نواجه على المستوى الفردي باتخاذ العديد من القرارات في حياتنا، لكن كثيراً من هذه القرارات تتخذ بشكل روتيني بحت ، أو بحكم العادة فإننا قد لا ندرك أو نشعر انها قرارات ، مثال ذلك - ماهي الملابس التي نرتديها كل يوم . و بماذا نفطر. 

و عادة ما يتطلب الكثير منة هذه القرارات الإدارية تحركاً أو رد فعل، مثال ذلك إذا ا سأل مدير المبيعات عن أسعار المنتجات فوجدها غير مجزية فقرر عدم البيع. أو كأن يدرس مدير الإنتاج تقارير الجودة اليوم المعروضة عليه ، فنجد أن جودة الإنتاج مازالت داخل الحدود المقبولة و المعقولة ، وبالتالي لا يكون هناك داعي لأى تحرك أو اتخاذ قرار.

و اتخاذ القرار فن وعلم. فهو لأن القرار يتطلب نوعين من البيانات. بيانات موضوعية و أخرى شخصية ، و على متخذ القرار أن يولف بين هذه البيانات و يراعها جميعاً عند اتخاذ قراره الإداري ،كما ان اتخاذ القرار علم لأن كثير من القرارات الإدارية المعقدة يمكن تبسيطها لدرجه كبيرة ، عن طريق استخدام النماذج الرياضية الحديثة و المتقدمة في معالجتها ، مثال ذلك أننا نجد أن كثير من المنشآت تفحص جزء من ( عينه ) من انتاجها - و ليس كل الإنتاج - و بناء عليه تقرر مدى جودة هذا الإنتاج من عدمه ، واعتماداً على الأساليب الإحصائية الممثلة في أسلوب العينات الإحصائية و المدى البعيد .وغير ذلك .

ولكون القرارات الإدارية تعتمد في اتخاذها بشكل أساسي على البيانات والمعلومات المحاسبية، فإنه يكون من المهم التعرض لمراحل القرار الإداري ، ولنوضح هذه العلاقة، ودور البيانات المحاسبية في اتخاذ وصنع القرار الإداري.

و برغم أن كل شخص يتخذ القرار بشكل مختلف عن الآخرين، إلا أنه يمكن القول بأن اتخاذ القرار الإداري عادة ما يمر بالمراحل و الخطوات التالية :

1- تحديد المشكلة

 Defining the Problem

لعلنا لا نغالي اذا قلنا أن أهم مراحل اتخاذ القرار هو التعرف على المشكلة الإدارية و تحديدها ، ذلك أن باقي مراحل اتخاذ و صنع القرار تعتمد و تتوقف على هذه المرحلة .. فلو أن رجل الإدارة فهم و حدد المشكلة بشكل خاطئ ، فإنه سوف يبذل الكثير من الوقت و الجهد و المال - ربما كثراً - في تحديد البدائل اللازمة لحل هذه المشكلة الخاطئة ، وجمع معلومات لا تتعلق بحل المشكلة الاصلية ، و في النهاية اتخاذ قرار خاطئ لا أهمية له ، مثال ذلك اذا وجد مدير المخازن أن هناك عجزاً في المخزون السلعي ، فإنه قد يفسر هذا العجز للوهلة الاولي - خطأ - على انه سرقه ، و بالتالي يبحث عن بدائل تفادي هذه السرقة مستقبلاً ، لكنه بالتدقيق والتحليل قد يجد أن هذا العجز كان بسبب قصور في الدورة المستندية للمخزون السلعي ، هذه القصور أدى الى تسجيل حركة المخزون بشكل خاطئ ، بمعنى أن ما يصرف الى الإنتاج من المخزون يكون أكبر مما يسجل في الدفاتر والسجلات المخزنية، الامر الذي يترتب عليه وجود عجز ظاهري في المخزون لا سرقة لهذا المخزون ، ومن هنا يتضح الامر بجلاء أهمية وضرورة الاهتمام بمرحلة او خطوة تحديد المشكلة ، خاصة بالنسبة للمشاكل الإدارية المعقدة ذات الأثر الخطير على حياة و مصير المنشاة.

2- تحديد بدائل حل المشكلة 

Identifying Alternatives

بعد تحديد المشكلة تحديداً دقيقاً وسليماً. يكون السؤال هو كيف تحل هذه المشكلة؟ وعادة ما يكون هناك أكثر من حل للمشكلة. ومع هذا فأننا نلاحظ أن خبرة المديرين عادة ما تؤدي الى الحد من بدائل حل المشكلة الإدارية، وهو أمر لا يؤدي بنا الى القرار الإداري الرشيد في اغلب الأحوال.

هذا ويلاحظ أن هذه المرحلة أو الخطوة من خطوات اتخاذ القرار لا يتطلب الكثير من الحذر و الدقة، لأنها معنية بمجرد حصر وتحديد بدائل حل المشكلة الممكنة فقط، أما تقييم هذه البدائل فيكون من خلال مرحلة او خطوة تالية.

3- جمع المعلومات المناسبة

 Accumulating Relevant Information

يتطلب اتخاذ القرار توافر البيانات والمعلومات اللازمة والكافية لاتخاذ القرار. و هذه البيانات و المعلومات قد تكون موضوعية أو شخصية. داخلية أو خارجية. عن التكاليف أو الاحداث الماضية أو مجرد توقعات لما يجب أن تكون عليه هذه التكاليف أو الاحداث في المستقبل. و أيا ما كانت هذه المعلومات فإنها لابد أن تكون مناسبة، بمعنى أنه لابد من اختيار وجمع تلك المعلومات التي لها علاقة و تأثير على اتخاذ القرار وهدم الالتفاف الى ما دون ذلك.

و لاشك أن المعلومات المحاسبية يكون من شأنها زيادة معرفة متخذ القرار و تنويره و ترشيده عند اتخاذ ما يعن له من قرارات، فضلا عن تخفيض درجة عدم التأكد و المخاطر المترتبة على هذا.

4- اتخاذ القرار 

Making the Decision

لعله من الواضح أنه بمجرد تحديد المشكلة تحديداً دقيقاً و تحديد بدائل حلها، ثم جمع المعلومات المناسبة و الكافية، فإن اتخاذ القرار يكون أمراً بسيطاً وممكناً.

و بديهي أنه من النادر أن يكون هناك مشكلة إدارية تتأثر - فقط - بمتغير أو عامل واحد، و انها غالبا ما تتأثر المشكلة الإدارية بمجموعة من العوامل و المتغيرات المتداخلة و المتبادلة الأثر عليها. وبالتالي فانه لحل المشكلة فان الامر يتطلب - غالبا - استخدام نموذج ما يراعي و يأخذ هذه العوامل و المتغيرات و المؤثرات مجتمعة وفي آن واحد.

و نموذج القرار ما هو الا وصف لطريقة اتخاذ القرار، كما هذه النماذج تتفاوت في درجة الموضوعية و الدقة و التعقيد ، الا أن رجال الإدارة غالبا ما يستخدمون نماذج في وسائل معقدة ، ذلك لانهم وجدوا في الماضي ان استخدام هذه النماذج أو الوسائل المعقدة لن تؤتي بنتائج مما لو استخدمت هذه النماذج البسيطة أو السهلة ، أو ان كثير من القرارات الإدارية تتخذ بحكم العادة او بشكل روتيني.