خصائص معلومات المحاسبة الإدارية

خصائص معلومات المحاسبة الإدارية

إذا كان للمعلومات المحاسبية هذه الأهمية الناتجة عن زيادة الطلب عليها من قبل متخذي القرارات الإدارية فإنها يجب أن تتصف بالآتي:

الملائمة Relevance: أن ملائمة أو مناسبة المعلومات المحاسبية تعد من أهم الخصائص التي يجب أن تتصف بها هذه المعلومات، وتعني الملائمة أن المعلومات يجب أن تكون هامة ومفيدة عند دراسة المشكلة التي نحن بصدد حلها ومعالجتها واتخاذ قرار حيالها. والملائمة أمراً هاماً سواء كانت المعلومات للاستخدام الداخلي للمنشأة أو الاستخدام الخارجي، لكنها أكثر أهمية بالنسبة للاستخدام الداخلي، والمقصود هنا بالاستخدام الخارجي خصائص المعلومات المحاسبية المرتبطة بالمحاسبة المالية التي بدورها تنتج معلومات ملائمة لمتخذي قرارات الأطراف الخارجية مثل العملاء والمستثمرين والجهات الحكومية. أما المعلومات المتعلقة بالاستخدام الداخلي والتي ترتبط بخصائص نوعية خاصة بالمحاسبة الإدارية وهي مفيدة أكثر للأطراف الداخلية للمنشأة المتمثلة في المديرين لاتخاذ القرارات الإدارية المختلفة. فالتقارير الخارجية كقائمة الدخل والميزانية عادة ما تخدم مستخدمين متعددين وبالتالي يجب أن تكون شاملة وملائمة لأغراض عديدة ومختلفة. لكن بالنسبة للتقارير الداخلية فإن تساعد المديرين على اتخاذ قرارات فردية معينة، وتعين على حل مشاكل معينة بذاتها، وبالتالي فإن التقارير الداخلية لابد وأن تشمل فقط البيانات والمعلومات المحاسبية المفيدة والمناسبة لكل مدير في مستوى إداري معين، والتي تعينه وتساعده على اتخاذ ما يعن له من قرارات وما يصادفه من مشاكل.

إلا أن القيد الأساسي على هذه التقارير المحاسبية الداخلية هو تكلفة اعداد هذه التقارير. ومن هنا تبرز أهمية دراسة التكلفة والعائد، بمعنى أن التنظيم يكون مستعداً لإنتاج أي معلومات - فقط - إذا كان العائد أو الفائدة من ورائها تفوق ما نتحمله من تكاليف الحصول عليها تطبيقاً لمبدأ اقتصاديات المعلومات.

التوقيت Timeliness: بمعنى ان الحاجة الى المعلومات المحاسبية حاجة جارية وفورية، خاصة وأن كثيراً من التقارير المحاسبية تفقد قيمتها والحاجة اليها بسرعة شديدة، ذلك لأن المعلومات المالية - بالذات - يكون لها حساسية خاصة بالنسبة لمرور الوقت.

فالمستثمرين محتاجين الى معلومات عن المقدرة الكسبية للمنشأة حتى يمكن اتخاذ قرار باستثمار أموالهم في هذه المنشأة أم لا، وبالتالي فإذا كانت هذه المعلومات متقادمة فإن قرارهم الاستثماري قد لا يكون حكيماً في مثل هذه الأحوال.  وبالمثل فإن مدير التسويق سوف يجد أن المعلومات عن المبيعات اليومية أكثر فائدة عند تقييم برنامج للإعلان ومدى تحقيقه للأهداف المرجوة منه. لكن لو أن المعلومات عن المبيعات كانت عن شهر مضى أو سنة مضت فإنها بالقطع ستكون معلومات أقل أهمية. ومن هنا يجب مراعاة أن العديد من التقارير المحاسبية والتي تحمل المعلومات الى المديرين تكون أكثر حساسية بالنسبة لمرور الوقت، خاصة اذا ما استخدمت في الوقت وتقييم الأداء اليومي. 

الصحة أو الدقة: تلك هي الخاصية الثالثة التي يجب توافرها في المعلومات والبيانات المحاسبية، وهي خاصية على درجة كبيرة من الأهمية، لأنه ما فائدة الحصول على معلومات فورية بسرعة لكنها غير دقيقة وخاطئة، لأن توافر معلومات خاطئة ومضللة من شأنها أن تؤدي بالمدير الى اتخاذ قرارات خاطئة طبعاً.

وهنا يجب التفرقة بين الصحة Accuracy والدقة Precision فالتقرير الذي يوضح أن أرباح المنشأة 560000 جنية مصري في السنة الماضية ربما يكون صحيحاً، بالرغم من أن الأرباح الدقيقة للمنشأة هي 560386 جنية مصري، ومن ناحية أخرى فإن التقرير المالي الذي يوضح أن أرباح المنشأة هي 864932.17 جنية مصري ربما يكون دقيق جداً، لكن لو أن الأرباح الفعلية هي 150000 جنية مصري فإن المعلومات السابقة تكون قليلة الأهمية ومضللة.

هذا ونود أن نوضح أن كثيراً من الناس يعتقد أن المعلومات المحاسبية دقيقة الى أبعد الحدود، وهذا ولا شك أمر مغالى فيه، فالمعلومات المحاسبية بها كثير من التقدير والتقريب، فهي دقيقة ولكن بشروط ومعايير معينة تستخدم عند اعدادها واستخدامها. وأخيراً فإننا نجد أن الخصائص الثلاثة الواجب توافرها في المعلومات المحاسبية هي خصائص متداخلة، فهي تعطي المعيار أو الدليل لضمان وتحقيق الفائدة من التقارير المحاسبية، وخاصة بالنسبة للتقارير الداخلية.

البيانات والمعلومات 

Data and Information

كثيراً ما يحدث خلط البيانات والمعلومات، ولكن للتفرقة بين كل منهما نقول أن البيانات هي المادة الخام أو حجر الأساس في نظام المعلومات، أما المعلومات فهي مجموعة البيانات التي جمعت وأعدت بطريقة ما جعلتها قابلة للاستخدام. وعليه فتقرير التكاليف الذي يوضح تكاليف العمالة لشهر ما قد يكون مفيداً ونافعاً لمشرف دون الآخر، وبالتالي فهو يمثل معلومة بالنسبة له دون الآخرين.

خصائص تقارير المحاسبة الإدارية

Characteristics and Managerial Accounting Reports

تقسم المحاسبة الى محاسبة مالية وأخرى إدارية، وتقارير المحاسبة المالية تعد بشكل أساسي لمستخدمين خارجيين عن المنشأة. مثل المستثمرين والموردين والعملاء والمنظمات العمالية والهيئات الحكومية. لكن ليس معنى هذا أن إدارة المنشأة لا تستفيد من التقارير الخارجية أو تقارير المحاسبة المالية. فمثلاً صافي دخل المنشأة والعائد على الأسهم وغير ذلك مما تضمنه قوائم وتقارير المحاسبة المالية كلها أمور غاية في الأهمية بالنسبة لكثير من رجال الإدارة بالمنشأة، ولكن ما قصدناه أن تقارير المحاسبة المالية تعد بشكل أساسي لمواجهة احتياجات المستخدمين الخارجيين. أما تقارير المحاسبة الإدارية فإنها تعد لمواجهة الاستخدام الداخلي بالمنشأة بشكل أساسي.

كما أن تقارير المحاسبة الإدارية يجب أن تتصف بأنها ذات استخدام محدد بمعنى أن هذه التقارير يجب أن تقدم المعلومات اللازمة لرجل الإدارة لحل ومواجهة مشاكل وقرارات وحالات معينة بذاتها. بعكس تقارير المحاسبة المالية فإنها عادة ما تتصف بأنها ذات استخدام عام لتواجه متطلبات المستخدمين الخارجيين على تعددهم واختلاف وجهات نظرهم ورغباتهم.

أضف إلى هذا أن تقارير المحاسبة الإدارية تشمل بيانات ومعلومات أكثر تفصيلاً من تقارير المحاسبة المالية. ذلك أن رجل الإدارة قد يبغي معرفة معلومات مفصلة عن تكاليف كل منتج يقوم بإنتاجه مثلاً، في حين أن تقارير المحاسبة المالية توضح اجمالي تكاليف الإنتاج ككل.

وأخيراً فإن تقارير المحاسبة الإدارية يجب أن تتصف بالتعاقب أو الدورية، بمعنى أن هذه التقارير تعد شهرياً أو أسبوعياً أو ربما يومياً وبانتظام. فمثلاً نجد أن المحاسب الإداري يعد تقريراً أسبوعياً عن تكاليف الإنتاج، وقد يعد تقريراً يومياً عن المتحصلات والمدفوعات النقدية.