التنظيم الإداري ومحاسب التكاليف

التنظيم الإداري ومحاسب التكاليف

تعرف المنظمة بأنها مجموعة من المصادر المادية والبشرية والتي يتم تنظيمها معاً بحيث تحقق هدف او مجموعة معينة من الأهداف. وقد يقتصر هدف المنظمة على تحقيق أقصى أرباح معينة، وربما يتسع هذا النطاق ليشمل مجموعة من الأهداف الاجتماعية والسياسية والبيئية والاقتصادية، كما هو الحال اذا ما كانت تلك المنظمات جامعة حكومية أو احدى المستشفيات الخيرية، أو هيئة دولية تسعى لتحقيق أهداف إنسانية، أو نادي كبير يسعى لتحقيق مجموعة من الأهداف بخلاف الربح.

وقد يعتقد البعض أنه ليس من الضروري وجود إدارة لمحاسبة التكاليف في منظمة معينة طالما أن هدف الربحية غير موجود كما هو الحال في نادي اجتماعي او مصلحة حكومية مثل مصلحة الجوازات، أو إدارة المرور بمنطقة معينة. وبالطبع سوف يتم الرد على هذا الاعتقاد بضرورة الاهتمام بمحاسبة التكاليف سواء للتنظيمات التي تسعى لتحقيق الربح او تلك المنظمات التي لا تسعى لتحقيق الربح.

ان المنظمات الأخيرة والتي لا تسعى لتحقيق أرباح تحتاج أيضا لوجود محاسبة التكاليف وتبرير ذلك ان العديد من القرارات يستند بالضرورة الي بيانات التكاليف كما هو الحال عند تسعير فحص العجول المستوردة من الخارج بواسطة القسم البيطري لمصلحة الجمارك في مدينة الإسكندرية. حيث ان تسعير تلك الخدمة يتطلب التعرف على تكاليف أداء مجموعة من الأنشطة. كما أن تحديد الرسوم التي تحصلها إدارات المرور للترخيص لسيارات الركوب او النقل يتطلب بالضرورة اجراء عمليات قياس التكاليف لمجموعة من الأنشطة. كما أن أداء معظم الخدمات في النوادي الاجتماعية يتطلب قياس تكلفة انجاز تلك الخدمات لتحديد المقابل الذي يجب تحصيله من الأعضاء. وما يؤيد هذا التبرير هو فرع لمحاسبة التكاليف يختص بقياس تكاليف المنظمات غير الهادفة للربح.

ويتم التعبير عن التنظيم الإداري لأي منظمة في صورة خريطة تنظيمية، والتي قد تعد على أساس وظيفي او جغرافي. حيث تقع الإدارة العليا في قمة الهرم التنظيمي، بينما تقع الإدارات التشغيلية في قاعدة ذلك الهرم، كما تعرف كل مجموعة متجانسة بالوحدات الإدارية، كما تجمع الوحدات التي تقوم بوظيفة معينة في إدارة معينة مثل إدارة الإنتاج، إدارة المبيعات، إدارة الشئون المالية. وترتبط تلك الإدارات بالإدارة العليا، وترتبط تلك الوحدات التابعة بخطوط السلطة والمسئولية. ويعتبر دور محاسبة التكاليف كجزء من الإدارة المالية ضمن الخريطة التنظيمية دوراً استشارياً وليس تنفيذياً. ويوضح الشكل التالي موقع إدارة التكاليف داخل شركة معينة:

 موقع إدارة التكاليف داخل شركة معينة

ويعتبر وجود الخريطة التنظيمية ضرورياً لتمكين محاسبة التكاليف من القيام بدورها في تحديد تكاليف الإنتاج وتوع البيانات التي يجب ان تقدمها الى الوحدات التنظيمية المختلفة وتحديد دورية هذه التقارير ومحتوياتها. وفي ذلك فإن تصميم نظام التكاليف يعتمد على مكونات الخريطة التنظيمية من الإدارات المختلفة. كما ينعكس ذلك على نوعية ومحتويات التقارير التكاليفية المطلوبة وتوقيتاتها. وبصفة عامة يمكن تقسيم الوحدات الإدارية التي تشملها الخريطة التنظيم الى مجموعتين أحداهما إدارات تنفيذية، والثانية إدارات استشارية. حيث تقوم الإدارات التنفيذية بالأعمال التي بتطلبها تحقيق الهدف الذي تسعى الية الوحدة الاقتصادية، كما هو الحال في المنشآت الصناعية يكون الهدف هو إنتاج المنتجات وبيعها كما هو الحال في إدارة المبيعات والإنتاج فهي إدارات تنفيذية. أما الإدارات الاستشارية فإنها تقدم النصح والمشورة الى الإدارات التنفيذية لتمكنها من تحقيق الهدف الرئيسي للوحدة الاقتصادية. ويعني ذلك ان الإدارات الاستشارية ليس لها سلطة على الإدارات التنفيذية وبالتالي لا يجوز لها إصدار الأوامر عليها. وفي سبيل حل هذه المشكلة يوجد ما يسمى بالسلطة الوظيفية التي بمقتضاها تقوم الإدارات الاستشارية بإصدار تعليمات الى مرؤوسي الإدارات التنفيذية تطلب منهم القيام بمجموعة من الاعمال تمكن الإدارات الاستشارية من القيام بالمهام التي تطلب منها.

وتساهم محاسبة التكاليف في تحقيق الوظائف الإدارية المختلفة مثل التخطيط، التنظيم والتوجيه، الرقابة، واتخاذ القرارات. حيث أن التخطيط يعني اختيار افضل البدائل المتاحة وهذا يتطلب العديد من البيانات التكاليفية لكل بديل من البدائل، كما يتطلب اعداد الموازنات التخطيطية وغيرهم من أدوات عملية التخطيط. كما ان القيام بوظيفتي التنظيم والتوجيه يتطلب اعداد الموازنات والتي من أهمها موازنة العمالة والذي يعني تحديد العمالة المطلوب الاستغناء عنها وتلك المطلوب تعينها وهو الامر الذي يتطلب تنظيم الهيكل التنظيمي، كما يتطلب الأمر القيام بتوجيه عمليات التنفيذ نحو الخطط الموضوعة مسبقاً. اما تفعيل الوظيفية الرقابية فيتطلب اجراء المقارنة بين بيانات الموازنات التخطيطية وبين البيانات الفعلية لتحديد الانحرافات السلبية والايجابية ووضع الإجراءات التصحيحية لتلافي الانحرافات الأولى وتعظيم الانحرافات الثانية.

ان محاسبة التكاليف تفيد أيضا في عملية اتخاذ القرارات. حيث توفر بيانات تمكن القائمين على اتخاذ القرارات الروتينية من وقت لآخر، كما ان محاسبة التكاليف تهتم باتخاذ القرارات المرتبطة بالقرارات الاستثمارية والقرارات المرتبطة بالتشغيل والاستمرار في تصنيع منتج او الاستمرار في الاعتماد على قرارات قصيرة الاجل. ان تلك القرارات تحتاج الى بيانات ومعلومات يجب توفيرها وعلى الأقل قصيرة الاجل.